Über die innova Versicherungen AG
Die innova Versicherungen AG ist eine schweizweit tätige Personenversicherung mit Sitz in Gümligen BE. Sie ist auf Zusatzversicherungen für Privatkunden und Krankentaggeld- und Unfallversicherungen für Mikro- und Kleinunternehmen spezialisiert. Das Unternehmen beschäftigt über 80 Mitarbeitende.

Annika Messerli, welche Bedeutung hat Abacus in Ihrem Arbeitsalltag?

Annika Messerli: In der Personalabteilung sind wir drei Personen, die intensiv mit Abacus arbeiten. Dazu kommt die Finanzbuchhaltung, die über Abacus abgewickelt wird.

Wie lange steht Abacus schon im Einsatz?

Maria Biner: Seit über fünf Jahren. Gleichzeitig mit der Finanzbuchhaltung haben wir die Lohnbuchhaltung eingeführt. Anschliessend haben wir das HR schrittweise mit Abacus digitalisiert.

Wie haben Sie die HR-Prozesse vor Abacus bewältigt?
MB: Für die Zeiterfassung hatten wir ein Tool, in allen anderen Bereichen einfach Papier. Annika, du kannst wohl genauer sagen, wie viele Ordner sich im Regal stapelten (lacht).
AM: Ja, früher war vieles auf Papier: Alle Mitarbeitergespräche, viele E-Mails für Adressänderungen. Dank dem digitalen Personaldossier von Abacus ist nun alles zentralisiert. Der Mitarbeitende kann seine Unterlagen jederzeit abrufen. Früher hiess es: "Wenn du deine Unterlagen einsehen willst, musst du ins HR-Büro gehen und diese verlangen". Die wachsende Transparenz ist ein riesiger Vorteil. Zudem stimmt es überein mit dem Datenschutz.

Was schätzen Sie besonders an Ihrer Abacus Gesamtlösung?
MB: Es ist ausschlaggebend, dass wir die HR-Prozesse mit Abacus digitalisiert hatten. Nun haben wir alles in einem Tool – mit einem einzigen Vertriebspartner und ohne unnötige Schnittstellen.
AM: Der grösste Vorteil aus meiner Sicht ist, dass alles an einem Ort ist. Man hat keine verschiedenen Programme oder muss Arbeitskollegen um Informationen fragen. Bei Abacus hat man alles in einem.

Welche Aufgaben im Human Resources können Sie mit Abacus besonders gut meistern?
MB: Sicher das Mitarbeitergespräch, aber auch die ganzen Datenmutationen, wie Zivilstands- oder Adressänderungen, können nun sehr kompakt erledigt werden.
AM: Mit dem Workflow im Spesenmanagement haben wir eine grosse Zeitersparnis im Human Resources. Früher kriegten wir alle Belege in Papierform. Diese wurden bei den Vorgesetzten eingereicht und gelangten anschliessend zu uns ins HR. Heute werden die Belege im MyAbacus Portal freigegeben und fliessen direkt in die Lohnbuchhaltung. Die Fehlerquote liegt praktisch bei null.

Wie gross ist der Effizienzgewinn bei den Mitarbeitergesprächen?
MB: Genau nachgemessen haben wir nicht, aber die Vorbereitungszeit von den Teamleitern ist viel kürzer. Ein Dossier für die Vorbereitung, eines für Eigenbewertung des Mitarbeitenden, dann muss man das Ganze zusammenbringen und unterschreiben – ein aufwändiger Prozess. Im MyAbacus Portal wird das Mitarbeitergespräch intuitiv geführt. Alles ist klar getaktet und sehr übersichtlich, besonders für jene, die grosse Teams betreuen. Dadurch gewinnen wir sehr viel Zeit.

Welche Prozesse wickeln Sie über das MyAbacus Portal ab?
MB: Neben dem Mitarbeitergespräch machen wir die Zeiterfassung, Spesenmanagement, die Stammdatenpflege, die Ausgabe des Lohnausweises sowie gesamte Absenzmanagement im MyAbacus Portal.

Welche Funktion nutzen Sie am liebsten?
AM: Für mich ist vieles intuitiv, da ich so oft mit Abacus arbeite. Was ich besonders schätze, ist der Bereich für die ELM-Meldungen. Da kann man gar keine Fehler mehr machen!
MB: Viele Bereiche erleichtern mir den Arbeitsalltag, aber ich finde besonders das Mitarbeitergespräch super. Alles ist gut erklärt, übersichtlich und logisch aufgebaut. Auch die ganze Personaladministration ist schnell und einfach erledigt.

Planen Sie noch Erweiterungen Ihrer Abacus Lösung?
MB: Im 2022 möchten wir gerne die Mitarbeiterzeugnisse implementieren, was ein grosser Optimierungsschritt für uns sein wird. So kann vor allem der Kommunikationsweg mit den Vorgesetzten stark vereinfacht und verkürzt werden.

Was sind Ihre persönlichen Highlights an Abacus?
MB: Abacus ist für mich ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Modernisierung. Es ist spannend, weil immer wieder Neues dazukommt.
AM: Mit Abacus habe ich genau, was ich brauche – nicht mehr und nicht weniger. Dadurch ist es intuitiv, angenehm und übersichtlich. Die Integration von allen Modulen schätze ich sehr. Das macht Abacus aus!